5.10.2023
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste
henkilötietojen käsittelystä Hintikka-Suku ry:ssä
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Hintikka-Suku ry
- Rekisterinpitäjän edustaja: Harri Pirkkalainen
Henkilötietojen käsittelijät
- Jäsenrekisteri: Tapio Mäkinen
- Sukututkimusrekisteri: Jukka Hintikka
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Jäsenrekisteri:
Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c). Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.
Sukututkimusrekisteri:
- Sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen
ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.
Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi
(tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3). - Pääosin sukututkimusrekisteristä koostuneitten sukukirjojen uudet, uusitut painokset. Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen. Rekisteröidyn ei ole pakko antaa
rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia.
Rekisteröityjen ryhmät:
Jäsenrekisteri:
Hintikka-Suku ry:n jäsenet.
Sukututkimusrekisteri:
Hintikka-sukuun kuuluvat henkilöt, heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Jäsenrekisteri:
Rekisteröidyn täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus.
Sukututkimusrekisteri:
Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, kirkkoherranvirastoista, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.
Henkilötietojen vastaanottajat:
Jäsenrekisteri:
Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa. Jäsenlehden painaja valitaan tarjouskilpailun mukaan, postitus pääsääntöisesti painajan toimesta. Muiden jäsentiedotteiden sähköinen ja paperinen postitus jäsenrekisterin käsittelijän toimesta.
Sukututkimusrekisteri:
Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi. Tietoja ei siirretä verkkosivustoille.
Henkilötietojen säilytyspaikka ja -aika
Jäsenrekisteri:
Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä (Tapio Mäkisen hallinnassa olevassa kannattavassa tietokoneessa) niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen
jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi.
Sukututkimusrekisteri:
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan Jukka Hintikan hallinnassa olevassa kannettavassa tietokoneessa. Sen
päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin, siirretään kustakin sukuhaarasta vastaavan sukututkijan henkilökohtaiseen, yksityiseen sukututkimusrekisteriin tai hävitetään.
Käsittelyn turvatoimet
Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen
asianmukaisesta teknisestä suojaukset. Rekisterinpitäjä on velvoittanut ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajat viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.
Henkilötietojen jatkokäsittely
Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.
Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää
henkilötietojensa käsittely. - Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin,
kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. - Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa
käsittelylle. - Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta
henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.